A Fundação para a Ciência e Tecnologia, I.P. (“FCT”), como entidade administrativa com elevados compromissos na área da investigação em ciência, tecnologia e inovação em todas as áreas do conhecimento encontra-se comprometida em respeitar os princípios aplicáveis à proteção de dados e reforçar a proteção jurídica dos titulares dos dados pessoais.
Nesse sentido, comprometemo-nos a garantir a privacidade e proteção dos dados pessoais dos titulares no contexto do Encontro Ciência 2024, em conformidade com as melhores práticas e legislação aplicável, incluindo o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), onde se incluem os dados recolhidos através da visita e acesso ao website do encontro acessível em https://encontrociencia.pt bem como a webapp para smartphone acessível em https://app.encontrociencia.pt centrados na divulgação do Encontro Ciência 2024 e na respetiva inscrição dos participantes.
Neste contexto a presente Política de Privacidade visa informar sobre a forma como a FCT, trata os dados recolhidos, a finalidade do tratamento, as categorias de titulares dos dados e as categorias e tipos de dados, com quem são partilhados, o prazo de conservação, bem como as diferentes formas de os utilizadores contactarem para conhecer e exercer os seus direitos.
Responsável pelo Tratamento de Dados
A FCT assume a qualidade de responsável pelo tratamento dos dados pessoais, com sede na Av. D. Carlos I, 126, 1249-074 Lisboa, telefone: +351 21 3924300.
Encarregado da Proteção de Dados
A FCT designou u Encarregada da Proteção de Dados, cujo contacto deve ser efetuado diretamente através do e-mail dpo@fct.pt sobre todas as questões relacionadas com o tratamento dos dados pessoais tratados ao abrigo desta Política de Privacidade.
Formas de Recolha dos Dados
No âmbito do Encontro Ciência 2024, os dados pessoais são recolhidos de duas formas:
- Diretamente dos titulares dos dados:
Durante a recolha de dados pessoais no processo de inscrição dos participantes, através do preenchimento do formulário de inscrição são recolhidos dados pessoais dos participantes, como nome, contacto e outras informações relevantes;
Durante o processo de registo no website e na aplicação móvel do evento, através do preenchimento os participantes fornecem informações pessoais, como nome, endereço de e-mail, número de telefone;
Durante o acesso às instalações do Centro de Congressos Alfândega do Porto, através do acesso às instalações no processo de registo de dados pessoais dos participantes, como seus nomes e informações de contacto para garantir a segurança e o controlo de acesso ao local;
Nos serviços de catering, como almoços e coffee-breaks, de acordo com o programa final do evento, através do fornecimentos de catering, são recolhidos dados pessoais dos participantes, como preferências alimentares ou restrições dietéticas;
No rastreamento durante a navegação no website e na aplicação móvel do evento, através da navegação no website e na aplicação móvel do evento, podem ser coletados dados pessoais dos participantes, como endereço IP, histórico de navegação e preferências de uso;
Na captação de imagem e voz dos participantes durante o evento, através da recolha das imagens e gravações de áudio e vídeo dos participantes para registos fotográficos, entrevistas, cobertura de imprensa, entre outros;
Na gravação das sessões plenárias para streaming do evento, através do acesso às gravações das sessões plenárias do Encontro Ciência 2024 para proceder ao streaming do evento, o que pode incluir informações pessoais dos participantes presentes nas gravações.
- Indiretamente dos titulares dos dados
Durante o processo de inscrição das entidades aderentes, através da recolha de dados pessoais dos representantes, bem como de outros membros inscritos por elas;
No acesso a gravações de vídeo, áudio e fotografias pelas entidades parceiras, através de protocolo com as entidades parceiras, pode-se ter acesso ao conteúdo de gravações de vídeo e áudio, bem como fotografias do evento captadas por estas;
Na gravação das sessões plenárias para streaming do evento: através do acesso às gravações das sessões plenárias do Encontro Ciência 2024 para proceder ao streaming do evento, o que pode incluir informações pessoais dos participantes presentes nas gravações.
Categorias de Titulares de Dados e Categorias de Dados
Os dados pessoais recolhidos respeitam às seguintes categorias de titulares de dados: membros das entidades parceiras (legais representantes, pontos de contacto da equipa de administradores, responsável pela comunicação e marketing, dirigentes, colaboradores, prestadores de serviços); membros das entidades aderentes (membros representantes, e ainda de outros membros não representantes e que sejam inscritos por estas); utilizadores registados no website; utilizadores registados na webapp; participantes inscritos; oradores; terceiros representados nos expositores e patrocinadores; voluntários; jornalistas.
Os dados pessoais recolhidos abrangem as seguintes categorias de dados comuns: Identificação Civil: Engloba o nome completo e apelido dos titulares; Informações de Contacto: Inclui o endereço de e-mail pessoal e profissional ou institucional, fundamentais para a comunicação direta; Dados Académicos e Profissionais: Descreve a atividade profissional ou académica dos titulares, detalhando a posição ou função no contexto institucional ou profissional: Dados de Navegação e Rastreamento: Compreende informações técnicas, como endereços de IP (Protocolo de Internet), identificadores únicos e logs de segurança, além de dados de cookies de sessão e de usuário, utilizados para monitorizar e rastrear a atividade online dos titulares ao acederem ao website do evento; Informações de Autenticação: Consiste nas credenciais de acesso, como nome de usuário e senha, juntamente com os perfis de utilizadores associados, que asseguram a autenticação e identificação dos titulares no contexto digital; Dados Físicos: relacionados com a imagem e a voz dos participantes em fotografias, áudio e vídeos captados durante o evento.
Os dados pessoais, especialmente relacionados com a imagem dos participantes serão utilizados para sua posterior difusão em suportes digitais, como fotos, áudios ou vídeos, nas redes sociais e canais institucionais exclusivamente relacionados com a promoção e divulgação do evento Encontro Ciência 2024.
Finalidades do Tratamento de Dados Pessoais
Os dados pessoais objeto de tratamento no contexto do Encontro Ciência 2024 destinam-se à finalidade de gestão de comunicação institucional e eventos.
Fundamentos de Licitude do Tratamento
O tratamento dos dados pessoais para o evento Encontro Ciência obedece aos princípios da licitude, lealdade, transparência e à limitação no prazo de conservação. Neste contexto, o tratamento de dados pessoais é lícito com base:
- no artigo 6.º do RGPD, alíneas e) e c), por ser necessário ao exercício de funções do interesse público e ao cumprimento de obrigações legais a que a FCT se encontra vinculada em concreto, as de “Promover a cultura científica e tecnológica e a difusão e divulgação do conhecimento científico e técnico” nos termos artigo 3.º, n.º 2, alínea g) do Decreto-Lei n.º 55/2013, de 17 de abril
- no artigo 6.º do RGPD, alínea f) no que respeita aos dados de imagem e voz dos participantes, por ser necessário a interesses legítimos prosseguidos pela FCT relacionados com a posterior difusão do evento em suportes digitais, como fotos, áudios ou vídeos, nas redes sociais e canais institucionais, contribuindo para aumentar o alcance e a visibilidade do evento, permitindo que um público mais amplo tenha acesso às informações e aos momentos compartilhados no evento Encontro Ciência 2024, promovendo um ambiente de interação e conexão entre os participantes e a comunidade científica em geral
Os dados pessoais recolhidos no contexto do evento do têm ainda um tratamento para fins estatísticos.
Direitos dos Titulares dos Dados
Enquanto titulares de dados pessoais, poderão exercer, dentro dos limites da lei, os seguintes direitos:
Direito de acesso: o titular dos dados tem o direito de obter da FCT (responsável pelo tratamento) a confirmação sobre o tratamento dos seus dados pessoais, bem como de aceder a esses dados e solicitar informação sobre o tratamento dos mesmos.
Direito de retificação: o titular dos dados tem o direito de obter, a retificação dos dados pessoais inexatos e a completar os que se encontrem incompletos.
Direito ao apagamento: o titular dos dados tem o direito de obter o apagamento dos seus dados pessoais, sem prejuízo dos prazos de conservação que se encontrem estabelecidos.
Direito à limitação do tratamento: o titular dos dados tem o direito de obter a limitação do tratamento.
Direito de portabilidade: o titular dos dados tem o direito de receber os dados pessoais que lhe digam respeito recolhidos através deste website, num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática. Tem igualmente o direito a que os dados pessoais sejam transmitidos diretamente a outros responsáveis pelo tratamento.
Direito de oposição: o titular dos dados tem o direito de se opor a qualquer momento, por motivos relacionados com a sua situação particular, ao tratamento dos dados pessoais que lhe digam respeito, incluindo a definição de perfis.
Direito de reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados Pessoais (www.cnpd.pt), caso considere estar a ser violado algum dos direitos elencados.
Responsáveis Conjuntos pelo Tratamento
Os dados pessoais são objeto de operações tratamento conjuntas entre a FCT e a Universidade do Porto no contexto do Encontro Ciência 2024 com base em instrumentos que acautelam as partilhas de dados pessoais na qualidade de coorganizadoras do evento. Esta parceria estabelece uma responsabilidade conjunta pelo tratamento, sendo a FCT designada como ponto único de contacto através do email dpo@fct.pt. A FCT recebe as comunicações dos titulares dos dados e encaminha as solicitações para a Universidade do Porto, definindo conjuntamente a resposta adequada conforme o assunto. Os titulares dos dados podem exercer os seus direitos junto de qualquer uma das coorganizadoras do Encontro Ciência 2024, utilizando os contactos específicos de cada uma.
A FCT trata dados pessoais durante a inscrição dos participantes, registo no website e aplicação móvel, rastreamento de navegação, captação de imagens e som durante o evento, e gravação de sessões plenárias. A Universidade do Porto gere o acesso às instalações do evento, divulga o Encontro Ciência 2024 em canais de comunicação, fornece serviços de receção e catering, e realiza a cobertura mediática e a produção gráfica dos materiais de apoio e promoção do evento.
Subcontratantes
Os dados pessoais são ainda transmitidos a subcontratantes para que estes os tratem em nome e por conta da FCT. As entidades subcontratantes que procedam ao tratamento de dados pessoais por conta da FCT estão obrigadas a apresentar, por escrito, garantias suficientes da execução das medidas técnicas e organizativas adequadas ao cumprimento da legislação aplicável em matéria de privacidade e proteção de dados pessoais e a assegurar a defesa dos direitos do titular dos dados.
Transferência de dados para países terceiros
Para o tratamento de dados pessoais no âmbito deste website e para a finalidade indicada não existe transferência de dados pessoais para fora de Portugal.
Prazo de conservação
O prazo de conservação de dados pessoais é o que estiver fixado por norma legal ou regulamentar ou, na falta desta, o que se revele necessário para a prossecução da finalidade que motivou a sua recolha e tratamento. Todavia, a FCT pode conservar alguns dos dados durante períodos mais longos, sem prejuízo de aplicar as garantias adequadas dos direitos e liberdades do titular dos dados, nos termos da legislação em vigor.
No caso de tratamento para fins estatísticos os dados podem ser conservados durante períodos mais longos, sem prejuízo de aplicar as garantias adequadas aos direitos e liberdades do titular dos dados, nos termos da legislação em vigor.
Medidas adotadas para garantir a segurança dos dados pessoais
Para garantir a proteção dos dados pessoais, a FCT implementa regras rigorosas, e internacionalmente reconhecidas, que se aplicam a todos os que legalmente manuseiam dados pessoais.
Nesta conformidade, são implementadas medidas de segurança, de carácter técnico e organizativo, por forma a proteger os dados pessoais que são disponibilizados à FCT, assim como a confidencialidade, integridade e a autenticidade dos dados tratados. Os dados pessoais armazenados pela FCT são cifrados e anonimizados, sempre que possível, e sujeitos a controlo de acesso com base no princípio do privilégio mínimo. A FCT revê continuamente as práticas de qualidade e segurança da informação que adota por forma a garantir, por um lado, a sua melhoria contínua, e por outro lado que acompanha as novas cyber ameaças e implementa as contramedidas necessárias.
Notificação e reclamação
Sem prejuízo de envio de notificação direta à FCT, através dos contactos disponíveis em https://www.fct.pt/contactos, pode reclamar diretamente junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (www.cnpd.pt), utilizando os contactos disponibilizados por esta entidade para o efeito.
Alterações à Política de Privacidade
Esta Política de Privacidade poderá ser objeto de atualizações, pelo que se aconselha uma consulta regular. Considera-se que as alterações entram em vigor a partir da data de colocação neste site, fazendo-se referência expressa à data de atualização.